09 Bijlagen - Bestuur & organisatie

De commissie Onderwijs en Onderzoek is in 2021 zes keer (online) bij elkaar geweest. Vaste agendapunten waren de ontwikkelingen in het aanbod van opleidingen, de accreditaties en de stand van zaken bij de aanpak van de coronacrisis.

In alles zes vergaderingen stond er één thema centraal op de agenda. Hierbij werden medewerkers van de Hanzehogeschool uitgenodigd voor een toelichting. Daarna was er een gezamenlijk gesprek over het betreffende onderwerp. Zo is er dit kalenderjaar uitvoerig gesproken over het strategische beleidsplan in relatie tot de uitvoeringsagenda. Ook is er een themabespreking geweest over studentenzaken en Hanze Student Support, waarbij uitgebreid gesproken is over hun visie en werk binnen de Hanzehogeschool. Daarnaast kwam de ontwikkeling van de kennisvisie een aantal keren terug op de agenda, evenals belangrijke thema’s zoals de plannen met betrekking tot flexibilisering van het onderwijs en diversiteit & inclusie. Ook heeft er een zelfreflectie op het functioneren van de commissie plaatsgevonden.

In verband met de coronapandemie heeft de commissie dit jaar geen werkbezoeken afgelegd.

De verslaglegging van de commissie Onderwijs en Onderzoek met bijbehorende stukken en presentaties wordt altijd gedeeld met de voltallige Raad van Toezicht.

In de commissie Onderwijs en Onderzoek zijn twee leden van de Raad van Toezicht vertegenwoordigd: mevrouw J.M. Imhof (voorzitter) en mevrouw S.G.L. Schruijer.

Ook in 2021 waren voor de Hanzeschool de consequenties van de aanhoudende coronapandemie groot. De implicaties hiervan hebben hun weerslag gehad op vele onderwerpen op de agenda van de Auditcommissie. Voorbeelden zijn de privacy en security bij het digitaal onderwijs en de tentaminering, en het Hanze jaarplan, met als prioriteit herstel en fitheid van de organisatie na de pandemie.

Centraal in veel vergaderingen van de Auditcommissie stond de reguliere planning-en-controlcyclus, bestaande uit de begroting, de studiejaarrekening, de kalenderjaarrekening, de periodieke managementrapportages, de accountscontrole en de managementletter van de externe accountant KPMG. Dit geheel is inmiddels een goed ingeregelde cyclus, met adequate rapportages die inzicht verschaffen en de mogelijkheid geven tot tijdig bijsturen. De rapportages van de externe accountant geven aan dat de Hanzehogeschool haar controlebouwwerk goed op orde heeft, ook in vergelijking met andere onderwijsorganisaties. De meerderheid van de  bevindingen uit de managementletter van de accountant zijn terug te voeren op tekortkomingen in de IT-systemen voor de bedrijfsvoering.

Begin 2021 zijn vele oude IT-systemen voor de bedrijfsvoering vervangen door een nieuw AFAS-systeem. Het hele jaar is onder moeilijke omstandigheden (vanwege de coronapandemie) hard gewerkt om deze ingrijpende conversie tot een succes te maken, en de organisatie te laten wennen aan het nieuwe systeem en de rapportages. Op dit punt is veel bereikt in 2021. Naar verwachting zal deze AFAS-conversie volledig kunnen worden afgerond in het begin van 2022. De Auditcommissie ziet de eerste positieve resultaten van dit nieuwe systeem in de managementletter van KPMG. De verwachting is dat veel bevindingen uit deze managementletter definitief zullen worden opgelost zodra AFAS fase 2 geïmplementeerd is.

Verder heeft de Auditcommissie dit jaar veel aandacht gegeven aan cybersecurity, informatiebeveiliging en privacy. Begin 2021 werd de Hanzehogeschool geconfronteerd met een datalek. Verschillende andere instellingen voor hoger onderwijs werden in 2021 geconfronteerd met cyberaanvallen. De Auditcommissie heeft in haar vergaderingen aandacht gegeven aan de lessen die de andere instellingen hieruit hebben getrokken. Daarnaast is het jaarverslag Informatiebeveiliging en Privacy besproken, wat resulteerde in een positief advies over het nieuwe Hanze Privacy en Security beleid. De auditcommissie stelde vast dat dit onderwerp in de toekomst hoog op de bestuurlijke agenda van de Hanzehogeschool zal blijven staan.

Dit jaar heeft de Auditcommissie aandacht besteed aan de beleidsrijke meerjarenplanning. Op termijn verwacht de commissie een krimp van het aantal studenten. De commissie wil er zeker van zijn dat de Hanzehogeschool over voldoende flexibiliteit beschikt om deze krimp van studenten en daarmee de afname van inkomsten op te kunnen vangen. De commissie heeft goed inzicht gekregen in de ontwikkeling en leeftijdsopbouw van het personeelsbestand over de komende tien jaar, en de implicaties van de tijdelijke extra NPO-gelden voor de Hanzehogeschool. Ook is de flexibiliteit in de huisvestingsportfolio besproken. Deze analyses geven de Auditcommissie het vertrouwen dat de Hanzehogeschool robuust kan reageren op een toekomstige krimp.

In 2021 is er een visie gekomen op internal auditing en de bijbehorende vervolgstappen om te komen tot een auditplan. De audits worden gericht op het toetsen van de opzet en de werking van de administratieve organisatie en op het toetsen van de maatregelen van interne controle. De Auditcommissie is verheugd dat de Hanzehogeschool deze auditfunctie gaat inrichten.

Verder is de Auditcommissie in haar vergaderingen geïnformeerd over de voortgang van het belangrijke nieuwbouwproject ZP7 op de Campus. Ook dit jaar heeft dit project goede voortgang geboekt. Het bevindt zich in de afrondende fase en ligt nog steeds op planning qua tijd en budget. Daarnaast is gesproken over het treasury verslag 2020 en over de lessen uit de afwikkeling van de lening van 10 miljoen euro. De commissie heeft positief geadviseerd over de verlenging van het contract met de accountant met één jaar.

Tot slot hebben de leden van de Auditcommissie in het voorjaar van 2021 een zelfevaluatie gedaan met de portefeuillehouder in het College van Bestuur. In zijn algemeenheid is de commissie tevreden over de informatievoorziening, de open discussies en het functioneren van onze commissie. Het voornemen is in de vergaderingen nog meer aandacht te geven aan fundamentele en strategische onderwerpen, en wat minder aan tactische en operationele zaken en (voortgangs)rapportages.

De Auditcommissie heeft in 2021 vijf keer vergaderd, deels digitaal en deels fysiek. De commissie bestond in 2021 uit drie leden van de Raad van Toezicht: de heer J.J. Fennema (voorzitter), de heer M.L. El Hamdaoui en de heer R.B. Reekers.

Voor de Remuneratiecommissie hadden de coronamaatregelen tot gevolg dat vrijwel alle bijeenkomsten telefonisch dan wel via beeldbellen hebben plaatsgevonden. In 2021 kwam de Remuneratiecommissie in totaal vier maal formeel bijeen, waarvan één keer fysiek.

Medio 2021 vonden de functioneringsgesprekken en HR-gesprekken met de individuele leden van het CvB plaats. De geaccordeerde verslagen van deze gesprekken zijn in de personeelsdossiers opgenomen. Na de zomervakantie heeft de Remuneratiecommissie een vervolggesprek gehad met het voltallige CvB. Tijdens dit gesprek zijn er procesafspraken gemaakt over de invulling van de HR-cyclus. Zo is afgesproken om voortaan jaarlijks twee gesprekken hiervoor te plannen. In het voorjaar komt er een gezamenlijk gesprek met het voltallige CvB en in het najaar met de afzonderlijke bestuurders. Deze gesprekken zijn bedoeld om op de collectieve en op de individuele doelstellingen en resultaten van het CvB te reflecteren.

Naast procesafspraken over de HR-cyclus heeft de Remuneratiecommissie samen met de leden van het CvB uitgebreid gereflecteerd op de ambities voor 2030 en de betekenis daarvan voor de ontwikkeling van de organisatie. Afgesproken is om het gesprek over de routekaart in het voorjaar van 2022 te vervolgen en de uitkomsten ervan te benutten om te komen tot een evaluatiekader voor toekomstige jaargesprekken (HR-cyclus) met het CvB. Dit laatste zal gepaard gaan met een set SMART-geformuleerde doelstellingen voor het betreffende jaar.

Tot slot is de beloning van de leden van het College van Bestuur, conform het RvT besluit (2019) vastgesteld. Deze voldoet, evenals in de voorgaande jaren, aan de Wet normering Topinkomens. De beloning, declaraties en nevenfuncties van de bestuurders worden volledig opgenomen in het jaarverslag en worden tevens vermeld op de website. Mutaties in de nevenfuncties, zoals het recente voorgenomen besluit van het CvB om de heer Dick Pouwels voor te dragen als lid van de Raad van Toezicht van de New Energy Coalition, zijn aan de Remuneratiecommissie voorgelegd en getoetst aan de daarvoor geldende codes. Op deze laatste voordracht heeft de Remuneratiecommissie in november 2021 instemmend gereageerd.

De Remuneratiecommissie kijkt met veel plezier terug op de samenwerking met de leden van het CvB en spreekt haar waardering uit voor de inzet en de resultaten van het CvB in dit bijzondere jaar waarin de coronapandemie enorme impact heeft gehad op het functioneren van de Hanzehogeschool.

De Remuneratiecommissie bestond in 2021 uit twee leden uit de Raad van Toezicht: mevrouw drs. D. Boonstra en de heer MScBa Y. Tewelde (voorzitter Remuneratiecommissie).